Termos de Uso e Política de Privacidade

1. Sobre este documento

Este Termo descreve como a plataforma Tramita, operada em nome de cada órgão público contratante ("Órgão"), coleta, utiliza, armazena e protege os dados pessoais de cidadãos (usuários externos) e servidores (usuários internos) que utilizam o sistema de protocolo eletrônico e tramitação de documentos, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD).

2. Dados pessoais coletados

Ao se cadastrar ou abrir um protocolo, podem ser coletados os seguintes dados, conforme o campo seja exigido pelo Órgão:

• Nome completo;
• CPF;
• RG;
• Data de nascimento;
• Endereço;
• E-mail e telefone;
• Conteúdo dos protocolos, despachos, anexos enviados e histórico de tramitação;
• Endereço IP e registros de acesso, para fins de auditoria e segurança.

3. Finalidade do tratamento

Os dados são utilizados exclusivamente para viabilizar a abertura, tramitação, resposta e arquivamento de protocolos administrativos junto ao Órgão, a emissão de comprovantes e recibos, a geração de relatórios gerenciais e estatísticos, e o cumprimento de obrigações legais de guarda de documentos públicos (Lei nº 8.159/1991 e regulamentos correlatos). Os dados não são utilizados para fins de marketing, perfilamento comercial ou cedidos a terceiros para finalidade diversa da prestação do serviço público.

4. Base legal

O tratamento tem como base legal a execução de políticas públicas e o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo Órgão (art. 7º, incisos II e III, da LGPD), bem como o consentimento do titular para os campos não obrigatórios coletados no autocadastro (art. 7º, inciso I).

5. Compartilhamento de dados

Os dados podem ser compartilhados com integrações necessárias ao funcionamento do serviço, como a Plataforma gov.br (para assinatura eletrônica de documentos, quando configurada pelo Órgão) e serviços de armazenamento em nuvem utilizados para backup (quando configurados pelo Órgão), sempre sob os mesmos princípios de finalidade e segurança previstos neste Termo.

6. Segurança e retenção

Os dados são armazenados em ambiente controlado, com acesso restrito por perfil de usuário (proprietário, administrador, interno e externo) e trilha de auditoria imutável de tramitações. Os dados são mantidos pelo prazo exigido pela legislação de arquivos públicos aplicável e podem ser eliminados a pedido do titular, ressalvadas as hipóteses legais de guarda obrigatória.

7. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar ao Órgão, a qualquer momento:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso, correção ou atualização de seus dados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei;
• Informação sobre com quem os dados foram compartilhados;
• Revogação do consentimento, quando aplicável.

As solicitações devem ser encaminhadas diretamente ao Órgão responsável, pelos canais de atendimento oficiais.

8. Assinatura eletrônica das respostas

Quando disponível, a assinatura de respostas utiliza a Assinatura Eletrônica gov.br (ICP-Brasil). Enquanto essa integração não estiver configurada pelo Órgão, o sistema pode registrar, em seu lugar, uma assinatura eletrônica interna — um atestado de autoria, integridade e data/hora do ato, sem o mesmo valor jurídico da assinatura ICP-Brasil, servindo apenas como trilha de auditoria interna.

9. Aceite

Ao concluir o autocadastro ou ao utilizar os serviços desta plataforma, o usuário declara ciência e concordância com os termos aqui descritos.